Planeación

La planeación o planificación es la función fundamental de la gestión, que implica decidir de antemano qué se va a hacer, cuándo se va a hacer, cómo se va a hacer y quién lo va a hacer.

Es un proceso intelectual que establece los objetivos de una organización y desarrolla varios cursos de acción , mediante los cuales la organización puede alcanzar esos objetivos. Señala exactamente cómo lograr un objetivo específico.

Qué es la planeación: concepto y naturaleza

Una organización puede tener éxito en la utilización eficaz de sus recursos humanos, financieros y materiales, sólo cuando su dirección decide de antemano sus objetivos y los métodos para lograrlos. Sin él no es posible un esfuerzo intencionado y coordinado, y los resultados son el caos, la confusión y el despilfarro de recursos.

Significado de Planeación

Significado de Planeación

La planeación implica la determinación de los objetivos del negocio, la formación de programas y cursos de acción para su consecución, el desarrollo de cronogramas y tiempos de actuación y la asignación de responsabilidades para su implementación. Por tanto, la planificación precede a todos los esfuerzos y acciones, ya que son los planes y programas los que determinan el tipo de decisiones y actividades necesarias para la consecución de las metas deseadas.

Se encuentra en la base de todas las demás funciones de gestión, incluidas la organización, la dotación de personal, la dirección y el control. En ausencia de planificación, será imposible decidir qué actividades se requieren, cómo deben combinarse en trabajos y departamentos, quién será responsable de qué tipo de decisiones y acciones, y cómo se coordinarán las diversas decisiones y actividades.

Y, en ausencia de una organización que implique las actividades de gestión mencionadas, la dotación de personal no puede proceder y la dirección no puede ejercerse. La planificación también es un requisito previo esencial para el desempeño de la función de control, ya que proporciona criterios para evaluar el desempeño. Por tanto, la planificación precede a todas las funciones de gestión.

Características de la planeación

Función de gestión : La planificación es una función de gestión, ante todo, que proporciona la base para otras funciones de la gestión, es decir, organizar, dotar de personal, dirigir y controlar, ya que se realizan dentro de la periferia de los planes realizados.

  • Orientado a metas : Se enfoca en definir las metas de la organización, identificando cursos de acción alternativos y decidiendo el plan de acción apropiado, que se debe emprender para alcanzar las metas.
  • Pervasive : Es omnipresente en el sentido de que está presente en todos los segmentos y se requiere en todos los niveles de la organización. Aunque el alcance de la planificación varía en diferentes niveles y departamentos.
  • Proceso continuo : los planes se hacen para un período específico, digamos para un mes, trimestre, año, etc. Una vez finalizado ese período, se elaboran nuevos planes, considerando los requisitos y condiciones presentes y futuros de la organización. Por lo tanto, es un proceso continuo, ya que los planes están enmarcados, ejecutados y seguidos por otro plan.
  • Proceso intelectual : Es un ejercicio mental que involucra la aplicación de la mente, pensar, pronosticar, imaginar inteligentemente e innovar, etc.
  • Futurista : en el proceso de planificación, echamos un vistazo al futuro. Abarca mirar hacia el futuro, analizarlo y predecirlo para que la organización pueda afrontar los retos futuros de forma eficaz.
  • Toma de decisiones : se toman decisiones con respecto a la elección de cursos de acción alternativos que se pueden emprender para alcanzar la meta. La alternativa elegida debe ser la mejor entre todas, con el menor número de resultados negativos y el mayor número de resultados positivos.

La planificación se ocupa de establecer objetivos, metas y formular un plan para lograrlos. La actividad ayuda a los gerentes a analizar la condición actual para identificar las formas de alcanzar el puesto deseado en el futuro. Es tanto la necesidad de la organización como la responsabilidad de los gerentes.

Importancia de la planificación

  • Ayuda a los gerentes a mejorar el desempeño futuro , estableciendo objetivos y seleccionando un curso de acción, en beneficio de la organización.
  • Se minimiza el riesgo y la incertidumbre , con la vista puesta en el futuro.
  • Se facilita la coordinación de actividades. Por lo tanto, reduce la superposición entre actividades y elimina el trabajo improductivo.
  • Establece de antemano lo que se debe hacer en el futuro, por lo que proporciona una dirección para la acción.
  • Descubre e identifica futuras oportunidades y amenazas .
  • Se establece normas para el control.
  • Compara el rendimiento real con el rendimiento estándar y se realizan esfuerzos para corregirlo.

La planeación está presente en todo tipo de organizaciones, hogares, sectores, economías, etc. Necesitamos planificar porque el futuro es muy incierto y nadie puede predecir el futuro con un 100% de precisión, ya que las condiciones pueden cambiar en cualquier momento. Por tanto, la planificación es el requisito básico de cualquier organización para la supervivencia, el crecimiento y el éxito.

6 principios importantes

La planificación es un enfoque racional. Suele caracterizarse por elegir los medios adecuados para obtener los resultados deseados.

Para que la planeación sea eficaz, está respaldada por principios importantes:

1. Principio de contribución a los objetivos: la planificación administrativa facilita la realización de los objetivos de la organización. Se debe preparar y poner en funcionamiento un plan que contribuya al logro de los objetivos organizacionales. Los planes solo buscan lograr metas predeterminadas combinando planes a largo plazo y planes a corto plazo.

2. Principios de los factores limitantes: la planificación gerencial debe tener en cuenta los factores limitantes y los gerentes deben concentrarse en ellos mientras desarrollan planes y sus componentes. Las organizaciones tienen recursos limitados para lograr los objetivos y la dirección debe considerar estas limitaciones.

3. Principio de flexibilidad: el principio de flexibilidad establece que la administración debe poder cambiar un plan existente debido al cambio en el entorno. La planificación debe ser lo suficientemente flexible para incorporar eventos futuros imprevistos ya que la organización es un sistema abierto e interactúa con el entorno externo.

Cuando se producen algún tipo de cambios en el entorno externo, esto obliga a la organización a cambiar sus estrategias, cuando los gerentes los tengan en cuenta, estarán en condiciones de incorporarlos en el futuro, estarán en mejor posición para planificar y ejecutar su acción.

4. Principios de cambio de navegación: este principio se basa en el ejemplo de un navegante de comprobar periódicamente hacia dónde se dirige su barco en el vasto océano, si su barco está siguiendo la dirección correcta según lo programado.

De manera similar, un pesebre, como un navegante, debe verificar constantemente sus planes para ver si se están llevando a cabo de la manera correcta y si se están realizando de la manera correcta; qué tipo de acciones se requieren para lograr los objetivos deseados de la organización. Deben cambiar la dirección de los planes para lograr los objetivos predeterminados.

5. Principios de compromiso: el principio de compromiso ayuda a determinar la duración del período de planificación. La planificación debe abarcar un marco de tiempo teniendo en cuenta el riesgo futuro y el cumplimiento de los compromisos.

6. Principio de planificación primaria: la planificación es la función básica y principal del proceso de gestión. La planificación precede a todas las demás funciones de gestión. Cada función y actividad de una organización depende básicamente de la planificación. Es la planificación la que proporciona el área de implementación. Otras funciones de gestión deben seguir la planificación. Por eso los gerentes deben dedicar su atención a hacer una premisa de planificación eficaz.

Ventajas principales de la planificación

La planificación es una de las funciones cruciales de la gestión. Es básico para todas las demás funciones de gestión. No habrá una organización y dirección adecuadas sin una planificación adecuada. Establece los objetivos y los medios para lograrlos.

Por encima de todo, la planificación es importante por las siguientes razones:

1. Enfrentando las complejidades de los negocios modernos:

El negocio se vuelve cada vez más complejo. Hay una globalización de los negocios, la competencia va en aumento, la necesidad constante de creatividad y muchas más cuestiones surgen en el día a día. Hay una necesidad constante de planificar las cosas para afrontar situaciones complejas. La planificación ayuda como herramienta a anticipar situaciones comerciales emergentes y sugerir formas de aprovecharlas. La planificación ayuda al empresario a afrontar situaciones emergentes de forma sistemática.

2. Advertir contra las fallas comerciales:

Los fracasos comerciales pueden deberse a una planeación incorrecta y poco científica. Una mala planificación puede provocar desperdicio de recursos y pérdida de oportunidades. Es posible que la empresa no enfrente la competencia de unidades administradas de manera eficiente. Los indicios de futuras fallas serán visibles desde la situación actual. Una mejor planificación y una implementación adecuada podrán salvar al negocio de fallas.

3. Atención a los objetivos:

La planeación ayuda a establecer claramente los objetivos de la organización. Se presta toda la atención de la dirección al logro de esos objetivos. Puede haber prioridades en los objetivos, objetivos importantes que se deben abordar primero y otros que se deben seguir después.

4. Minimizar las incertidumbres:

La planificación siempre se hace para el futuro. Nadie puede predecir con precisión lo que va a pasar. Los entornos empresariales siempre están cambiando. Planificar es un esfuerzo por prever el futuro y planificar las cosas de la mejor manera posible. La planificación ciertamente minimiza las incertidumbres futuras al basar sus decisiones en experiencias pasadas y situaciones presentes.

5. Mejor utilización de los recursos:

Otra ventaja de la planificación es la mejor utilización de los recursos del negocio. Primero se identifican todos los recursos y luego se planifican las operaciones. Todos los recursos se utilizan de la mejor manera posible.

6. Economía en las operaciones:

Los objetivos se determinan primero y luego se selecciona el mejor curso de acción posible para lograr estos objetivos. Siendo mejores las operaciones seleccionadas entre las posibles alternativas, hay economía en las operaciones. Se evita el método de prueba y error y no se desperdician recursos en la toma de decisiones. La economía es posible en todos los departamentos ya sea producción, ventas, compras, finanzas, etc.

7. Mejor coordinación:

Siendo los objetivos de la organización comunes, todos los esfuerzos se realizan para lograr estos objetivos mediante un esfuerzo concertado de todos. Se evita la duplicación de esfuerzos. La planificación conducirá a una mejor coordinación en la organización que, en última instancia, conducirá a mejores resultados.

8. Fomenta la innovación y la creatividad:

Un mejor sistema de planificación debería alentar a los gerentes a idear nuevas formas de hacer las cosas. Ayuda al pensamiento innovador y creativo entre los gerentes porque pensarán en muchas cosas nuevas mientras planifican. Es un proceso que sensibilizará a la participación individual y fomentará un clima de franqueza que contribuirá a lograr mejores resultados.

9. Gestión por excepción posible:

La gestión por excepción significa que la dirección no debe participar en todas y cada una de las actividades. Si las cosas van bien, entonces no debería haber nada de qué preocuparse y la gerencia debería intervenir solo cuando las cosas no van según lo planeado.

La planeación fija los objetivos de la organización y se deben hacer todos los esfuerzos para lograr estos objetivos. La gerencia debe interferir solo cuando las cosas no van bien. Con la introducción de la administración por excepción, los gerentes tienen más tiempo para planificar las actividades en lugar de perder su tiempo en dirigir el trabajo diario.

10. Facilita el control:

La planificación y el control son inseparables. La planificación ayuda a establecer objetivos y establecer estándares de desempeño. Esto permitirá a la gerencia verificar el desempeño de los subordinados. Las desviaciones en el rendimiento se pueden corregir lo antes posible tomando medidas correctivas.

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