Comunicación Escrita

La comunicación escrita se refiere al proceso de transmitir un mensaje a través de los símbolos escritos. En otras palabras, cualquier mensaje intercambiado entre dos o más personas que hacen uso de palabras escritas se denomina comunicación escrita.

Comunicación escrita

La comunicación escrita es el modo más común y eficaz de comunicación empresarial. En cualquier organización, los correos electrónicos, memorandos, informes, documentos, cartas, diarios, descripciones de puestos, manuales de empleados, etc. son algunas de las formas de comunicación escrita más utilizadas.
Dicha comunicación se utiliza cuando la información a transmitir es extensa e incluye algunos términos complejos que no pueden explicarse verbalmente. Además, las organizaciones mantienen sus documentos por escrito de manera que puedan usarse como referencia y evidencia de cualquier transacción en cualquier momento en el futuro. Por lo tanto, es esencial para toda organización empresarial desarrollar habilidades de redacción eficaces e inculcarlas en todos sus empleados.

La eficacia del contenido escrito depende de la elección correcta de las palabras, su organización en la secuencia correcta de oraciones y la cohesión en las oraciones. La información por escrito se considera más legal y válida que las palabras habladas. Además, la gente confía más en el contenido escrito que en lo que se ha dicho oralmente. Pero, sin embargo, a diferencia de la comunicación verbal, la retroalimentación de la comunicación escrita no es inmediata, ya que no es espontánea y requiere tiempo para llegar a la forma comprensible.

Proceso de comunicación

El proceso básico de comunicación comienza cuando una persona observa un hecho o una idea. Esa persona (el remitente) puede decidir traducir la observación en un mensaje y luego transmitir el mensaje a través de algún medio de comunicación a otra persona (el receptor). Luego, el receptor debe interpretar el mensaje y proporcionar retroalimentación al remitente indicando que el mensaje ha sido entendido y que se han tomado las medidas adecuadas.

Como observaron Herta A. Murphy y Herbert W. Hildebrandt en Effective Business Communications, la buena comunicación debe ser completa, concisa, clara, concreta, correcta, considerada y cortés. Más específicamente, esto significa que la comunicación debe: responder a preguntas básicas como quién, qué, cuándo, dónde; sea ​​relevante y no demasiado prolijo; centrarse en el receptor y sus intereses; use hechos y cifras específicas y verbos activos; use un tono de conversación para facilitar la lectura; incluir ejemplos y ayudas visuales cuando sea necesario; sea ​​discreto y bondadoso; y ser preciso y no discriminatorio. La comunicación comercial poco clara, inexacta o desconsiderada puede hacer perder un tiempo valioso, alienar a los empleados o clientes y destruir la buena voluntad hacia la administración o el negocio en general.

Comunicación escrita, ventajas y desventajas

Una ventaja de utilizar formas de comunicación escritas es que los mensajes escritos no tienen que ser entregados de forma espontánea; en cambio, pueden editarse y revisarse varias veces antes de enviarse para que el contenido se pueda dar forma al máximo efecto. Otra ventaja es que la comunicación escrita proporciona un registro permanente de los mensajes y se puede guardar para su posterior estudio. Dado que son formas de comunicación escritas y permanentes, también permiten a los destinatarios dedicar más tiempo a revisar el mensaje y proporcionar la retroalimentación adecuada. Por estas razones, las formas de comunicación escritas a menudo se consideran más apropiadas para mensajes comerciales complejos que incluyen hechos y cifras importantes.

Otros beneficios comúnmente asociados con las buenas habilidades de redacción incluyen una mayor satisfacción del cliente / cliente; mejora de la eficiencia interorganizacional; y una imagen mejorada en la comunidad y la industria.

Sin embargo, también existen varios peligros potenciales asociados con la comunicación escrita. Por ejemplo, a diferencia de la comunicación oral, en la que las impresiones y reacciones se intercambian instantáneamente, el remitente de la comunicación escrita generalmente no recibe retroalimentación inmediata a su mensaje. Esto puede ser una fuente de frustración e incertidumbre en situaciones comerciales en las que se desea una respuesta rápida. Además, los mensajes escritos a menudo requieren más tiempo para redactarse, tanto por su naturaleza repleta de información como por la dificultad que tienen muchas personas para redactar dicha correspondencia. Sin embargo, muchas empresas han adoptado una postura proactiva para abordar este último problema.

Consciente de la gran cantidad de trabajadores que luchan con sus habilidades de escritura, algunas empresas han comenzado a ofrecer cursos de redacción en el lugar o han inscrito a los empleados en talleres de redacción de negocios ofrecidos por organizaciones de capacitación profesional, universidades y programas de educación comunitaria.

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