Zoom

Zoom es una herramienta de videoconferencia basada en la nube que le permite organizar reuniones virtuales individuales o de equipo fácilmente.

Con potentes funciones de audio, video y colaboración, esta herramienta de comunicación remota conecta a los miembros del equipo remoto entre sí.

¿Qué es Zoom?

La plataforma de videoconferencia Zoom ha disfrutado de un gran año gracias a la pandemia y al aumento del trabajo remoto.

Es utilizado principalmente por empresas para organizar reuniones con colegas y clientes remotos, pero Zoom es una herramienta igualmente útil para mantenerse en contacto con amigos y familiares.

Las videoconferencias de Zoom son famosas por su facilidad de uso, video y audio de alta calidad y facilidades de colaboración como chat de texto y uso compartido de pantalla, y la versión básica también es completamente gratuita.

Los asistentes pueden unirse a una reunión de Zoom sin iniciar sesión en la aplicación, pero deben registrarse para obtener una cuenta para organizar una videoconferencia. Las versiones premium admiten reuniones de Zoom con hasta 1,000 participantes, grabación de llamadas, llamadas telefónicas ilimitadas y mucho más.

Características destacadas

A continuación, se describen algunas de las características más destacadas de Zoom:

• Videoconferencias de alta calidad: Una de las principales ventajas es su capacidad para proporcionar videoconferencias de alta calidad. Permite a los usuarios realizar llamadas individuales o reuniones en grupo con hasta cientos de participantes al mismo tiempo. La aplicación optimiza automáticamente la calidad de video según la conexión a Internet de cada usuario.
• Compartir pantalla y contenido: permite a los participantes compartir su pantalla para mostrar presentaciones, documentos, sitios web y otros archivos. Esto facilita la colaboración y el trabajo en equipo, ya que todos los miembros de la reunión pueden visualizar el mismo contenido al mismo tiempo.
• Chat y mensajes: cuenta con un sistema de chat integrado que permite a los participantes enviar mensajes instantáneos durante las videoconferencias. También es posible enviar mensajes privados a usuarios específicos. Esta función es útil para hacer preguntas, compartir enlaces o tener conversaciones paralelas sin interrumpir la reunión principal.
• Grabación de reuniones: ofrece la posibilidad de grabar las reuniones en video o audio. Esta característica resulta muy útil para aquellos que no pueden asistir a la reunión en tiempo real o para aquellos que desean revisar los detalles de la conversación más tarde. Los archivos de grabación pueden guardarse localmente o en la nube, según la configuración del usuario.
• Seguridad y privacidad: ha mejorado significativamente sus medidas de seguridad y privacidad para proteger las reuniones y la información de los usuarios. Ofrece opciones de encriptación de extremo a extremo, contraseñas de reunión, salas de espera virtuales y control de acceso para garantizar que solo los participantes autorizados puedan unirse a las reuniones.
• Integraciones y colaboración: se integra con otras aplicaciones y servicios populares como Google Calendar, Microsoft Outlook y Slack. Esto facilita la programación de reuniones, el envío de invitaciones y la colaboración en proyectos. Además, Zoom permite a los usuarios compartir archivos directamente desde servicios en la nube como Google Drive, Dropbox y OneDrive.

Descarga de la aplicación Zoom

La aplicación de escritorio Zoom está disponible para Windows y Apple macOS, mientras que la aplicación móvil está disponible para Android e iOS.

Todas las aplicaciones de Zoom permiten a los usuarios unirse a una reunión sin iniciar sesión, pero también le permiten iniciar sesión con una cuenta de Zoom, Google, Facebook o SSO.

Desde allí, los usuarios pueden comenzar o unirse a una reunión y compartir sus pantallas en una Zoom Room ingresando el ID de la reunión, iniciar ZoomMeetings.

Otras opciones incluyen silenciar / reactivar el micrófono, iniciar / detener el video, invitar a otras personas a la reunión, editar el nombre de la pantalla, realizar chats en la reunión e iniciar grabaciones en la nube.

• Descarga para IOS
• Descarga para ANDROID
• Descarga para WINDOWS
• Descarga para MAC
• Descarga para LINUX

Guía de como usar Zoom

Aquí tienes una guía básica de cómo usar Zoom para participar en reuniones y videoconferencias:

1. Descarga la aplicación: Para empezar, debes descargar la aplicación Zoom en tu dispositivo. Puedes encontrarla en el sitio web oficial de Zoom o en las tiendas de aplicaciones correspondientes a tu dispositivo (App Store para iOS o Play Store para Android). También es posible unirse a una reunión sin descargar la aplicación utilizando el cliente web de Zoom.
2. Crear una cuenta: Si aún no tienes una cuenta de Zoom, puedes crear una de forma gratuita. Simplemente haz clic en “Registrarse” en la aplicación y sigue los pasos para completar el proceso de registro. También puedes iniciar sesión con tu cuenta de Google o Facebook.
3. Unirse a una reunión: Para unirte a una reunión, debes tener la ID de reunión o el enlace de invitación proporcionado por el anfitrión. Abre la aplicación Zoom e introduce la ID de reunión en el campo correspondiente. Si tienes un enlace de invitación, haz clic en él y se abrirá automáticamente la reunión en la aplicación.
4. Configurar el audio y el video: Antes de unirte a la reunión, asegúrate de tener activado el audio y el video si deseas participar con ellos. Puedes elegir si quieres unirte con el audio activado o desactivado, y también puedes encender o apagar tu cámara según tu preferencia. Estas opciones se encuentran en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
5. Participar en la reunión: Una vez que te hayas unido a la reunión, podrás ver y escuchar a los demás participantes. Puedes utilizar el chat para enviar mensajes a todos los participantes o a usuarios específicos. También puedes compartir tu pantalla si deseas mostrar presentaciones, documentos o cualquier otro contenido.
6. Funciones adicionales: Durante la reunión, hay varias funciones adicionales disponibles en la parte inferior de la pantalla. Puedes levantar la mano virtualmente para pedir la palabra, activar o desactivar tu video y audio, invitar a otros participantes, grabar la reunión y mucho más. Explora estas opciones según tus necesidades.
7. Finalizar la reunión: Cuando la reunión llegue a su fin, el anfitrión la cerrará para todos los participantes. En ese momento, podrás salir de la reunión haciendo clic en el botón “Salir” o “Finalizar” en la parte inferior de la pantalla. También puedes esperar a que el anfitrión cierre la reunión automáticamente.

Recuerda que esta guía proporciona una visión general de cómo usar Zoom, pero la aplicación ofrece muchas más funciones y características avanzadas que pueden explorarse y utilizarse según tus necesidades específicas.

Compartir pantalla en Zoom

Compartir pantalla en Zoom es una función muy útil para mostrar presentaciones, documentos, aplicaciones o cualquier otro contenido en una reunión o videoconferencia. A continuación, te explico cómo compartir pantalla en Zoom:

1. Durante una reunión de Zoom, busca la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla. Verás un ícono verde con la etiqueta “Compartir pantalla”. Haz clic en este ícono.
2. Se abrirá una ventana con las opciones de compartir pantalla. Aquí encontrarás diferentes opciones para compartir.

• Pantalla de escritorio: Esta opción te permite compartir toda tu pantalla, lo que incluye todas las ventanas y aplicaciones abiertas en tu escritorio. Selecciona la pantalla que deseas compartir y haz clic en “Compartir”.
• Ventana específica: Si solo deseas compartir una ventana o aplicación específica en lugar de toda la pantalla, selecciona la opción “Ventana” y elige la ventana o aplicación que deseas compartir. Haz clic en “Compartir”.
• Pizarra interactiva: Esta opción te permite compartir una pizarra virtual en la que puedes dibujar, escribir o resaltar información durante la reunión. Puedes utilizar herramientas como lápices, marcadores y formas para interactuar con la pizarra.

3. Una vez que hayas seleccionado la opción de compartir, los demás participantes de la reunión podrán ver lo que estás compartiendo en sus pantallas.
4. Mientras compartes pantalla, verás una barra de herramientas flotante en la parte superior de la pantalla. Esta barra te permite acceder a funciones adicionales, como pausar el compartido, anotar en la pantalla, cambiar de pantalla compartida, entre otras opciones.
5. Para dejar de compartir pantalla, simplemente haz clic en el botón “Dejar de compartir” en la barra de herramientas flotante o vuelve a hacer clic en el ícono verde “Compartir pantalla” en la barra de herramientas principal.

Es importante tener en cuenta que, según la configuración de la reunión, el anfitrión puede controlar quién puede compartir pantalla y cuándo. Además, Zoom también ofrece opciones avanzadas de compartir pantalla, como compartir solo audio o compartir contenido multimedia.

Poner audio en Zoom

Para asegurarte de que el audio funcione correctamente en Zoom, sigue estos pasos:

1. Conectar dispositivos de audio: Asegúrate de tener tus dispositivos de audio correctamente conectados a tu computadora o dispositivo. Si estás utilizando auriculares, conéctalos en el puerto de audio correspondiente. Si estás utilizando altavoces externos, asegúrate de que estén conectados y encendidos.
2. Comprobar la configuración de audio en Zoom: Abre la aplicación Zoom y haz clic en el ícono de configuración en la esquina superior derecha. En el menú desplegable, selecciona “Configuración de audio”. Aquí encontrarás las opciones de configuración de audio.
3. Seleccionar el dispositivo de audio: En la pestaña “Audio”, en la sección “Altavoz” o “Salida de audio”, elige el dispositivo de audio que deseas utilizar. Si tienes varios dispositivos de audio conectados, asegúrate de seleccionar el correcto.
4. Probar el audio: Haz clic en la pestaña “Prueba de altavoz” para asegurarte de que el sonido funcione correctamente. Si escuchas el sonido de prueba, significa que tus altavoces están funcionando correctamente.
5. Configurar el micrófono: Si deseas hablar durante la reunión, asegúrate de que el micrófono esté configurado correctamente. En la misma sección “Audio”, en la opción “Micrófono” o “Entrada de audio”, selecciona el dispositivo de micrófono que deseas utilizar.
6. Probar el micrófono: Haz clic en la pestaña “Prueba de micrófono” y habla para asegurarte de que el micrófono funcione correctamente. Verifica si el nivel de entrada de audio es adecuado y si tu voz se escucha claramente.
7. Ajustar el volumen: Si el volumen del altavoz o del micrófono es demasiado bajo o alto, puedes ajustarlo en la sección “Configuración de audio”. Mueve el control deslizante del volumen para aumentar o disminuir el nivel de audio según tus preferencias.
8. Comprobar las notificaciones de audio: En la misma sección “Configuración de audio”, asegúrate de que las opciones de notificación de audio estén habilitadas si deseas recibir alertas sonoras cuando alguien entre o salga de la reunión, o cuando se te mencione en el chat.

Invitar a miembros en Zoom

Invitar a miembros a una reunión de Zoom es un proceso sencillo. A continuación, te explico cómo puedes invitar a personas a unirte a una reunión en Zoom:

1. Durante una reunión en Zoom, busca la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla. Verás un ícono que dice “Participantes”. Haz clic en este ícono para abrir el panel de participantes.
2. En el panel de participantes, verás una lista de los asistentes que están en la reunión. En la parte inferior del panel, encontrarás el botón “Invitar”. Haz clic en este botón.
3. Se abrirá una ventana emergente con diferentes opciones para invitar a las personas a la reunión. Puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Correo electrónico: Selecciona la opción “Correo electrónico” para enviar una invitación por correo electrónico a las personas que deseas invitar. Ingresa las direcciones de correo electrónico de los invitados, separadas por comas, o utiliza la opción “Seleccionar contactos de la libreta de direcciones” para buscar y seleccionar los contactos desde tu lista de contactos de correo electrónico.
• Copiar URL de la reunión: Puedes seleccionar la opción “Copiar URL de la reunión” para copiar el enlace de la reunión y luego compartirlo manualmente con las personas a través del método que prefieras, como enviarlo por correo electrónico, mensaje de texto, chat, etc.
• Mensaje: Si deseas invitar a través de una plataforma de mensajería instantánea o redes sociales, puedes seleccionar la opción “Mensaje” para compartir un mensaje predefinido que contiene el enlace de la reunión.

4. Una vez que hayas seleccionado la opción de invitación deseada, haz clic en el botón “Enviar” para enviar las invitaciones a los miembros que deseas invitar.

Es importante tener en cuenta que para invitar a alguien a una reunión en Zoom, debes ser el anfitrión o tener los permisos adecuados para enviar invitaciones. Además, si eres el anfitrión de la reunión, también puedes generar y compartir un código de acceso a la reunión, así como establecer contraseñas de reunión para asegurar la privacidad y seguridad de la misma.

¿Zoom gratis o de pago?

Zoom está disponible de forma gratuita para cualquier persona y la versión básica gratuita ofrece todas las instalaciones que la mayoría de las personas necesitarán. Sin embargo, como con todo, obtienes lo que pagas.

FreeZoom ofrece videoconferencias para hasta 100 participantes, siempre que la reunión no dure más de 40 minutos, momento en el que los asistentes son expulsados ​​de la conferencia. Si no le importa la molestia de volver a marcar, el anfitrión puede simplemente iniciar otra llamada.

También admite reuniones individuales ilimitadas, uso compartido de pantalla, chat, fondos virtuales, pizarra y más.

La versión paga, mientras tanto, elimina efectivamente los límites de tiempo para las videoconferencias grupales (presionando el límite a 24 horas) y también permite al anfitrión grabar reuniones en la nube o en el almacenamiento del dispositivo y programar reuniones repetidas.

Precios y planes

Zoom ofrece una variedad de planes de precios para adaptarse a las necesidades de diferentes usuarios, desde individuos hasta grandes empresas. A continuación, se describen algunos de los planes y precios más comunes:

1. Plan gratuito: Zoom ofrece un plan gratuito que permite a los usuarios disfrutar de muchas de las características básicas de la plataforma. Con este plan, puedes realizar videollamadas uno a uno o con grupos de hasta 100 participantes, con una duración máxima de 40 minutos por reunión. También incluye funciones como compartir pantalla, chat y grabación de reuniones.
2. Planes de pago: Zoom ofrece varios planes de pago para aquellos que necesitan funciones adicionales y tiempos de reunión más largos. Estos planes son:
   • Plan Pro: Este plan cuesta alrededor de $14.99 al mes por anfitrión. Permite reuniones de hasta 24 horas y ofrece características avanzadas como informes de uso y acceso a la API de Zoom.
   • Plan Business: Este plan está dirigido a pequeñas y medianas empresas y cuesta alrededor de $19.99 al mes por anfitrión. Permite hasta 300 participantes por reunión, ofrece funciones de administración de usuarios y acceso a la sala de espera personalizada.
   • Plan Enterprise: Este plan está diseñado para grandes empresas y tiene un precio personalizado según las necesidades específicas de la organización. Permite hasta 500 participantes por reunión, ofrece opciones de administración y seguridad avanzadas, y acceso prioritario al soporte técnico de Zoom.
   • Plan Zoom Phone: Zoom también ofrece un servicio de telefonía en la nube llamado Zoom Phone, que permite realizar y recibir llamadas telefónicas desde la aplicación de Zoom. Los precios de Zoom Phone varían según las características y el número de usuarios.
3. Planes de educación: Zoom ofrece planes especiales para instituciones educativas, desde escuelas primarias hasta universidades. Estos planes ofrecen características específicas para el entorno educativo, como controles de seguridad adicionales y opciones de administración de aulas virtuales. Los precios de estos planes varían según el tamaño de la institución y las necesidades específicas.

Zoom para dispositivos móviles o de escritorio

Vale la pena tener en cuenta que no todas las reuniones de Zoom son iguales; la versión de escritorio está equipada con una serie de funciones que no están disponibles en dispositivos móviles.

Más allá de la desventaja más obvia de las videoconferencias en dispositivos móviles, la pantalla comparativamente pequeña, para iOS y Android contiene versiones diluidas y menos intuitivas de las funciones de chat y uso compartido de pantalla.

La versión móvil también solo permite que cuatro participantes aparezcan en la pantalla a la vez y la presentación de gráficos y documentos complejos es un desafío debido a la pantalla pequeña.

Para reuniones de negocios a gran escala con colegas o llamadas con varios amigos, Zoom para escritorio es la única opción sensata.

3 beneficios de las videoconferencias de Zoom

¿Por qué utilizar Zoom? Hay muchas razones, pero estas son las tres principales:

1. Conecte su equipo distribuido

Si su empresa es como la mayoría de las demás, muchos de sus empleados están trabajando desde casa en este momento a medida que el nuevo coronavirus se propaga por todo el mundo. Normalmente, esto dificultaría enormemente la colaboración. Pero las soluciones de software como Zoom conectan equipos distribuidos.

Por ejemplo, para organizar una reunión de grupo con todo su personal, sin importar dónde se encuentre cada miembro. También puede organizar reuniones individuales, seminarios web de capacitación del personal y más a través de la plataforma Zoom.

Estas importantes características permiten a los profesionales de la administración conectarse e involucrar fácilmente a sus equipos distribuidos y hacer que sus empresas avancen de manera productiva.

2. Interfaz intuitiva

Zoom tiene un montón de funciones útiles, que discutiremos en la siguiente sección de este artículo. Pero, afortunadamente, estas funciones son fáciles de usar debido asu interfaz intuitiva.

La mayoría de las capacidades de la solución de videoconferencia son de fácil acceso y requieren una formación mínima para utilizarlas correctamente. Si se queda atascado, el sitio web de Zoom tiene muchos recursos para ayudar. También hay innumerables videos de YouTube dedicados al entrenamiento de Zoom.

3. ROI positivo

Por último, es beneficioso porque no le costará a su empresa ni un brazo y una pierna usarlo. De hecho, es sorprendentemente asequible dada la cantidad de funciones que incluye.

Desglosaremos los costos de usar Zoom más adelante en este artículo. Pero por ahora, solo sepa que ciertas funciones se pueden usar de forma gratuita, mientras que Zoom también ofrece planes pagos con conjuntos de funciones detallados. Pero incluso estos no arruinarán el banco, asegurando un ROI positivo para las organizaciones que lo utilizan.

Trucos y opciones avanzadas

Zoom ofrece una variedad de trucos y opciones avanzadas que pueden mejorar tu experiencia y productividad durante las reuniones y videoconferencias. A continuación, te presento algunos de estos trucos y opciones avanzadas en Zoom:

• Fondo virtual: Zoom te permite cambiar tu fondo durante una reunión. Puedes seleccionar una imagen de fondo predefinida o cargar tu propia imagen para personalizar el entorno. Esto es útil para ocultar tu entorno real o agregar un toque creativo a tus reuniones. Para activar esta función, haz clic en la flecha hacia arriba junto al botón “Iniciar/Parar video” y selecciona “Elegir fondo virtual”.
• Reacciones y emojis: Durante una reunión en Zoom, puedes utilizar las reacciones y emojis para expresar rápidamente tus emociones sin interrumpir la conversación. Haz clic en el ícono de “Reacciones” en la barra de herramientas y selecciona la reacción o emoji que deseas mostrar. Esto es útil para mostrar aprobación, levantar la mano virtualmente, o reaccionar de manera rápida y visual.
• Silenciar y activar el audio rápidamente: Puedes silenciar y activar tu audio rápidamente utilizando la tecla de espacio como atajo. Mantén presionada la tecla de espacio cuando desees hablar y suéltala cuando hayas terminado. Esto evita la necesidad de hacer clic en el botón de silencio en la pantalla.
• Cambiar el nombre en pantalla: Puedes cambiar tu nombre en pantalla durante una reunión si deseas utilizar un nombre diferente o agregar información adicional. Para hacerlo, haz clic en el botón “Participantes” en la barra de herramientas, busca tu nombre en la lista de participantes, haz clic en los tres puntos junto a tu nombre y selecciona “Renombrar”. Luego, ingresa el nuevo nombre que deseas mostrar y presiona “Enter”.
• Grabar reuniones: Zoom permite grabar tus reuniones para revisarlas más tarde o compartirlas con otros participantes. Haz clic en el botón “Grabar” en la barra de herramientas para comenzar a grabar la reunión. Puedes elegir grabar en tu computadora o en la nube, dependiendo de tus preferencias y la capacidad de almacenamiento. Recuerda obtener el consentimiento de los participantes antes de grabar una reunión.
• Compartir pantalla en modo película: Si necesitas compartir contenido multimedia, como videos, durante una reunión, activa la opción “Compartir pantalla en modo película”. Esto optimiza la calidad de la reproducción de video y audio para los participantes. Antes de compartir pantalla, haz clic en la flecha hacia arriba junto al botón “Compartir pantalla” y selecciona la opción “Compartir pantalla en modo película”.

Estos son solo algunos trucos y opciones avanzadas en Zoom. La plataforma ofrece muchas más funciones y características que puedes explorar según tus necesidades, como la sala de espera virtual, la programación automática de reuniones, la asignación de coanfitriones y más.

No dudes en explorar la configuración y las opciones de Zoom para aprovechar al máximo tus reuniones virtuales.

Sobre el autor

Yésica Ricart Uribe

Soy una estudiante dedicado y apasionado por el mundo de la comunicación y el marketing.

Actualmente, estoy cursando un grado en Publicidad, Relaciones Públicas y Marketing en la prestigiosa Universidad Blanquerna, Ramon Llull.

Esta formación me brindará una sólida base teórica y práctica en estas áreas, y me permitirá adquirir habilidades valiosas en investigación, planificación, ejecución y evaluación de campañas publicitarias y de relaciones públicas.

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